Что нужно знать клининговой компании, чтобы выиграть тендер на уборку Часть 1 Как сделать успешное предложения по уборке
Чтобы обеспечить постоянную прибыль в коммерческой уборке, вы должны овладеть искусством написания успешных предложений. Хотя сумма контракта важна, ставки — это больше, чем простая математика.
Предложение — это инструмент продажи, а не просто прайс-лист. Цель состоит в том, чтобы выделить вас среди конкурентов и убедить потенциальных клиентов в том, что вы лучший подрядчик для решения их проблем. Так что тратьте меньше времени на написание задач, которые вы выполняете, и больше на написание того, что отличает вас от конкурентов и почему это отличие важно для потенциального клиента.
Как составить успешное предложения по уборке
Подготовка предложения по уборке
Первое впечатление имеет значение. Прежде чем встретиться с потенциальным клиентом, выполните поиск в Интернете, чтобы узнать, что это за компания — чем они занимаются, кому они служат, как долго они занимаются бизнесом и кто входит в их управленческую команду. Это поможет выделить вас среди других встречающихся им подрядчиков.
Осмотр сайта дает возможность собрать реальные данные, а также продемонстрировать вашу приверженность проекту потенциального клиента. Одевайтесь профессионально и приходите как минимум на 10 минут раньше. Будьте организованными, уверенными в себе и общительными.
Если вы участвуете в тендере по уборке(не обязательно в государственном),придерживайтесь предоставленного формата и предоставляйте полную информацию, но только то, что запрашивается. Потенциальный клиент предварительно отобрал вас для участия в процессе запроса предложений, поэтому ему не нужны маркетинговые материалы.
Выезд на осмотр объекта к потенциальному клиенту
Осмотрите каждую комнату, записывая площадь тип этажа и тенденции движения. Отметьте (и сфотографируйте) особые проблемы, которые вы замечаете или которые упоминает клиент. Спросите, какие проблемы клиент испытывал с предыдущими подрядчиками по уборке, и обсудите свои специализированные услуги, такие как уход за полом и мытье окон.
Может быть полезно создать контрольный список для пошаговых инструкций, чтобы убедиться, что вы собрали все данные, необходимые для составления точного предложения и объема работ. .
Наконец, будьте готовы ответить на общие вопросы, задаваемые во время осмотра. «Как долго вы занимаетесь бизнесом?» «Сколько у вас клиентов?» «Откуда мне знать, что вы будете каждый раз отправлять одних и тех же сотрудников?» «Что будет, если завтра в вашей компании что -то измениться?»
Рассчитайте цену для вашего предложения
Не существует единой формулы для определения цены на уборку. Ввод площади в квадратных метрах в калькулятор не обязательно приведет к предложению ставки, которая точно покрывает ваши расходы и позволяет получить прибыль.
Вот почему так важен обходной путь. Позволяет правильно измерить площадку и четко оценить объем работ (подробный список задач и периодичность). Имея эти данные, вы можете рассчитать цену.
Производственные показатели помогут вам распределить суммы на уборку. Если ваша компания новая, возможно, вам придется полагаться на сторонние стандарты времени, посмотрите на ваших конкурентов. Однако поставьте перед собой цель разработать собственные стандарты времени на основе вашего реального опыта и данных. В противном случае вы просто гадаете, насколько продуктивна ваша собственная команда уборщиков. И если ваше предположение неверно, это может означать открытие убыточного счета.
Производительность — это оценка того, сколько времени требуется вашим бригадам для выполнения конкретных задач в нормальных условиях. Например, вы знаете, что ваша команда может пылесосить ( например) 800 квадратных метров в час с помощью ранцевого пылесоса.
Выполните аналогичные вычисления для каждой задачи, чтобы точно определить рабочую нагрузку .
Наконец, оцените свои конкретные затраты на рабочую силу , умножив количество рабочих часов на ставку заработной платы. Не забудьте указать дополнительные налоги на заработную плату, страховку и льготы для ваших работников на этом конкретном обьекте.
Следует учитывать дополнительные расходы, которые могут быть неочевидными и могут относиться только к определенным возможностям. Это может включать расходные материалы, оборудование, накладные и административные расходы.
Во второй части нашей статьи мы расскажем о том что может серьезно повлиять на выбор потенциального клиента в вашу пользу.
Что нужно знать клининговой компании, что бы выиграть тендер на уборку
Как участвовать в тендерах, чтобы найти новых клиентов
Некоторые предприниматели уверены, что в тендерах побеждают только «свои», а другие в это время стабильно участвуют в закупках и получают клиентов. Разбираемся, что такое закупки и может ли малый бизнес в них заработать.
Содержание статьи
Что такое тендеры и какие они бывают
Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.
В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работуслуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.
Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:
- 44-ФЗ. Закон регулирует закупки государственных (муниципальных) органов и предприятий. Они тратят бюджетные деньги, и государство следит за обоснованностью трат. Бюджетники не могут что-то купить или сделать без закупок.
- 223-ФЗ. По этим правилам закупаются компании с государственным участием. Например, Газпром или РЖД. Они тратят свои деньги, но влияют на жизнь людей. Поэтому расходы находятся под контролем, чтобы не пострадали потребители. Например, чтоб не допустить повышения тарифов из-за неэффективных затрат.
- Коммерческие закупки. Это тендеры коммерческих заказчиков, которые самостоятельно определяют правила и критерии для выбора поставщиков.
Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.
Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:
- Государство хочет, чтобы бюджетные деньги тратились с умом. Например, чтобы ремонт школы или больницы сделала компания, которая честно заслужила это право, а не знакомые чиновников.
- Заказчики не тратят время на поиск исполнителей, согласование деталей и цены. Они объявляют закупку, прописывают требования и стоимость. Затем смотрят претендентов и выбирают выгодное предложение.
- Предприниматели без рекламы выходят на клиентов, которым нужны услуги или товары.
Где проходят тендеры и как выбирают победителей
Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.
Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:
- ЕЭТП
- РТС-тендер
- Сбербанк-АСТ
- ЭТС
- ГУП «Агентство по госзаказу РТ»
- РАД
- ТЭК-Торг
- ЭТП ГПБ
Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.
Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:
- Аукцион. Например, компания проводит обучение персонала. Назначается НМЦК (начальная максимальная цена контракта) в 1 миллион рублей. После этого собираются заявки участников. В назначенный день претенденты анонимно в онлайн-режиме снижают цены: кто-то готов выполнить заказ за 950 тысяч, а другие за 800 тысяч. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
- Конкурс. Автомобильный дилер ищет клининговую компанию для салонов. Объявляет закупку и ждет предложений поставщиков. Одна компания выполнит работы за 350 тысяч в месяц, а другая за 430 тысяч. Заявки рассматривают в комплексе и выбирают более дорогое предложение. Потому что поставщик делает уборку с помощью экологичных средств и бонусом предлагает 1 раз в квартал генеральную уборку любого салона.
У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.
В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу
Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.
Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:
«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»
Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.
Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:
«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»
В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.
Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:
«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»
Как стать участником тендера
В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.
Для большинства закупок есть и общие требования:
- У предпринимателя нет долгов перед бюджетом;
- Отсутствие процедуры банкротства;
- У руководителей нет судимости за экономические преступления;
- Компания состоит в реестре МСП, если участвует в закупках для малого и среднего бизнеса.
Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.
Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.
Как участвовать в тендерах и побеждать
Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.
Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:
«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»
Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:
«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.
Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»
Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.
Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:
«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.
Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»
Как найти подходящий тендер
Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.
Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:
«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»
Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.
Какие ошибки допускают новички в тендерах
Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:
Ошибки в документах
Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.
Неправильное финансовое планирование
Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.
Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.
Поясняет Михаил Александров:
«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»
Срыв сроков
В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.
Мысли, что все куплено
Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.
Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.
Участие в клининговых тендерах — на что обратить внимание
Чтобы одержать победу в торгах важно понимать, что нет точного определения успешности мероприятия.
Неизвестно что может пойти не по намеченному плану, каков будет явный исход, а также какая именно незначительная деталь способна влиять на ход операции. Но есть несколько основополагающих моментов, которые следует знать и нужно придерживаться, чтобы достичь необходимого хорошего результата, принимая участие в клининговом тендере.
Любая клининговая служба определяет стоимость оказания своих услуг в зависимости от множества факторов — площади, нуждающейся в уборке, и перечня работ, которыми они занимаются. Все эти пункты определяются непосредственно в процессе конкурса на работу клининга.
Каким тендерам следует уделить внимание
В последнее время было проведено несколько исследований, целью которых было определение лучшего для частных фирм способа найма клининговых подрядчиков. Если говорить проще, то речь идет о торгах, которые способны грамотно оформить и заполнить заявку на участие, утвердить список услуг, правильно произвести их оценку и ознакомить заказчика перед утверждением. Также в ходе проведения анализа были выделены несколько вещей, соответствующие верному заказу, на которые следует основываться при проведении собственного процесса сотрудничества с уборочными сервисами:
- Мытье окон, стекол и фасадной части зданий — компании собирают специалистов из нескольких различных областей ведения бизнеса;
- Уборка помещений — представитель занимается рассмотрением разных предложений и налаживает связь с представителями услуг для уточнения нюансов, особенно если детали недостаточно прояснены;
- Клининговое обслуживание общественных торгово-развлекательных центров — комиссия анализирует представленные организации с целью отыскать программы с повышением качества;
- Очистка территории, которая прилегает к служебным или административным зданиям — здесь важность имеет установление связи между подрядчиком и заказчиком, используемая техника и чистящий инвентарь;
- Комплексная уборка офисов — комитетом рассматривается состоятельность и дееспособность компании.
На этом, конечно, не ограничиваются основные показатели, на которые опирается комиссия при рассмотрении компаний-участников. Она составляет детальный отчет, где подробно описаны все причины, которые способствовали принятию решения. После чего, выбирается победитель, соответствующий всем выдвигаемым требованиям.
Даже небольшим предприятиям, которые не занимаются организацией и проведением конкурсов, необходимо рассматривать несколько значимых мелочей. К примеру, располагает ли фирма страховкой. Пускай и редко, но несчастные случаи все же происходят, и от них лучше перестраховаться. А перед наймом специалистов многие ознакамливаются с отзывами реальных потребителей.
Выигрышная стратегия
Чтобы выиграть тендер на оказание клининговых услуг, важно следовать некоторым моментам. И прежде всего узнать клиента в лицо. Конечно, в некоторых случаях достаточно обойтись телефонным разговором, или перепиской в электронном формате, но исключительно если представитель находится за пределами города, в котором работает сервис. Но если все же есть возможность личной встречи, этим стоит воспользоваться, поскольку может увеличиться шанс положительного исхода. Так удастся более детально узнать о пожеланиях и требованиях, выяснить полезные детали, а также составить мнение о компании, как о солидной деловой организации, серьезно подходящей к своей работе. Это некая хитрость, поскольку победить может не сильнейший, а проворный и предприимчивый.
В то же время фирму-заказчика нужно постараться убедить в качестве деятельности, компетентности и исполнительности. А также в способности четко выполнить все выдвигаемые требования и в том, что уборка помещений проводится с особой тщательностью, подробная информация содержится на официальном сайте.
При составлении заявки и оформления документации, требуется внимательно следить за правописанием, не допускать неграмотности, ошибок. Важно сдать готовый пакет документов своевременно, без опозданий, с учетом всех запросов. Не лишним также будет приложение списка клиентов, которые уже успели воспользоваться услугами, поскольку наличие этого факта и их положительных отзывов пополнит перечень преимуществ выбора именно этого клининг-сервиса.
Желательно понимать, что снижение стоимости на выполнение задач отнюдь не станет гарантией победы. Даже наоборот, такие цены способны отпугнуть заказчиков или хотя бы вызвать определенные сомнения. Даже если выиграть не получится, в любом случае участие — это полезная практика, которая не будет лишней для демонстрации положительных сторон предприятия.
Источник https://flatcleaning.ru/articles/chto-nuzhno-znat-kliningovoj-kompanii,-chto-byi-vyiigrat-tender-na-uborku-chast-1-kak-sdelat-uspeshnoe-predlozheniya-po-uborke
Источник https://planfact.io/blog/posts/kak-uchastvovat-v-tenderah-chtoby-najti-novyh-klientov
Источник https://ubiznes.ru/finansovye-novosti/uchastie-v-kliningovyx-tenderax-na-chto-obratit-vnimanie.html
