Вежливое сообщение о проигрыше в тендере

Содержание

Сообщение об объявлении тендера (1) / Пример, образец делового письма на английском языке

С удовольствием сообщаем, что Центральный тендерный комитет от имени Правительства объявил торги на проектные работы, поставку комплектного оборудования и строительство теплоэлектростанции.

Если Вы хотите принять участие в торгах, пришлите нам, пожалуйста, данные об объектах, построенных с Вашей помощью, включая такие данные, как стоимость, сроки строительства (начало и завершение работ), объем работ.

Как только мы получим от Вас эти сведения, мы зарегистрируем Вас как участников тендера и получим для Вас полный комплект тендерной документации. Расходы будут отнесены на Ваш счет.

Следует отметить, что последний срок подачи предложений назначен на … апреля. Мы должны получить Вашу заявку и необходимые документы по крайней мере за 2 дня до окончания приема заявок для того, чтобы мы смогли вовремя представить их в тендерный комитет.

Возможно Вам интересно будет узнать, что осмотр места строительства назначен на … марта.

Заверяем Вас, что Вы можете полностью рассчитывать на нашу помощь.

We have pleasure in informing you that the Central tender committee on behalf of our Government has invited tenders for carrying out design works, delivery of complete equipment and construction of a thermal power station.

If you wish to participate in the tender, please send us the information on the projects, constructed with your assistance, including such data as the cost, the period of the construction (commencement and completion of the work), and the volume of works.

As soon as we receive this information from you, we shall register you as participants of the tender and obtain a complete set of tender documents for you. The expenses shall be charged to your account.

It must be noted that the bidding deadline is set for April … We are to receive your offer and the necessary documents at least two days before the closing time, so that we can submit them to the tender committee in time.
Probably you will be interested to know that the inspection of the construction site is fixed on March …

Вежливое сообщение о проигрыше в тендере

Как вежливо отказаться от приглашения к участию в тендере? Можно ли отказаться от подписания контракта? А отозвать уже поданную заявку? Чем мотивировать отказ? Как правильно оформить письма-отказы? Рассмотрим в этой статье.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ ПО ПРИГЛАШЕНИЮ ЗАКАЗЧИКА

Поиск подходящих тендеров для участия – ежедневная рутина для компаний, участвующих в госзакупках. Однако и государственные заказчики тратят немало времени на поиск новых поставщиков, которых они приглашают принять участие в организованных ими конкурсах и аукционах.

Такое приглашение может получить даже компания, которая вообще не участвует в госзакупках и не планирует начинать. Или обычно участвует, но сейчас есть причины пропустить торги: слишком много конкурентов уже подали заявки, приглашение пришло слишком поздно, производственные мощности загружены. Тогда возникает потребность составить корректный отказ.

Поставщик имеет полное право отказаться от приглашения на участие в тендере. Закон даже не регламентирует четкого шаблона письма-отказа – оно может быть составлено в свободной форме. Однако есть пожелания к его содержанию, сложившиеся в тендерной практике:

1. Используйте фирменный бланк.

2. Вложите в письмо приглашение, которое прислал заказчик.

3. В отказе от участия в тендере укажите следующую информацию:

название компании-организатора тендера и ФИО лица, к которому обращаетесь;
свои реквизиты;
номер и дату приглашения;
дату проведения, номер и название закупки;
ФИО, должность, подпись автора письма, дату составления.

4. В теле письма поблагодарите за приглашение, изложите причины отказа и закончите письмо фразой, выражающей намерение (или его отсутствие) участвовать в тендерах заказчика в будущем.

ОБРАЗЦЫ ПИСЬМА-ОТКАЗА ОТ ПРЕДЛОЖЕНИЯ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ

Скачайте этот шаблон по ссылке

ЧЕМ МОТИВИРОВАТЬ ОТКАЗ?

Наиболее вежливой и ни к чему не обязывающей формулировкой отказа от участия в тендере считается временная загруженность компании: очень много текущих заказов, не можем взять на себя дополнительные обязательства. Но это сейчас, а в следующий раз обязательно поучаствуем.

Если же и в следующий раз не планируете, используйте стандартный довод “дело не в тебе”: объясните отказ невозможностью выполнить сложные условия контракта из-за несоответствия уровня компании, нехватки ресурсов, мощностей, опыта. Конкретные примеры формулировок смотрите в образцах.

ОТКАЗ ОТ УЧАСТИЯ В ТЕНДЕРЕ ПОСЛЕ ПОДАЧИ ЗАЯВКИ

Различные процедуры торгов предусматривают различные условия выхода из тендерной гонки. Но в любом случае сделать это нужно до момента окончания приема предложений.

Письмо-уведомление пишется аналогично отказу от предложения участия в тендере, рассмотренному выше, только вместо номера и даты приглашения укажите информацию об извещении и заявке:

Скачайте этот шаблон по ссылке

ОТКАЗ ОТ ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА

Вы выиграли тендер. Отлично, но в процессе согласования контракта с заказчиком выявились некоторые детали, изначально не отраженные в спецификации. Например, заказчик уточнил, что требуется не только поставка оборудования, но и его сборка в полном объеме. В итоге затраты на исполнение договора увеличились, и вам это стало невыгодно. Что делать?

Отказ от участия в тендере на этом этапе считается уклонением – сведения о юридическом лице и учредителях попадут в РНП. Это лишит компанию возможности участвовать в госзакупках на 2 года, и в принципе нанесет серьезный ущерб бизнес-репутации. Как не попасть в “черный список” – читайте в нашей статье .

Существует 3 неофициальных способа все-таки отказаться от подписания контракта. Тем не менее каждый из них связан с риском попадания в список недобросовестных поставщиков.

Оптимальный вариант – договориться с заказчиком о расторжении договора по взаимному согласию сразу же после его подписания. В этом случае есть вероятность, что заказчик откажется сотрудничать. Хотя, как правило, он также не заинтересован в доведении ситуации до ФАС.
Найдите несоответствие документации в собственной заявке, поданной на выигранный тендер. Вы можете подать жалобу в ФАС на действия заказчика, обвинив его в том, что он вообще не должен был рассматривать вашу заявку. Срок подачи жалобы – 10 дней с момента публикации протокола рассмотрения заявок.
Пропустите срок подписания договора, предварительно собрав доказательства своей невиновности в этом. Например, документы, подтверждающие, что контракт не подписан по причине болезни директора, DDoS атаки на корпоративную сеть. В этом случае у вас будет шанс доказать комиссии ФАС непреднамеренность уклонения, и в РНП вас не внесут. Однако следует помнить, что это фальсификация, а мнение комиссии чаще бывает на стороне заказчика.

Желаем вам не попадать в рассмотренные ситуации, и не подвергать риску свою репутацию. А если вам требуется набор инструментов тендерного профессионала или консультация специалиста, добро пожаловать в Синапс .

Читать ещё:

На какие действия от имени компании составляется доверенность? Какие документы должны ее подкреплять? Как ее заполнять? Рассмотрим в этой статье.

Суть и назначение обеспечения заявки на участие в тендере, ее формы, условия возврата и особенности для торгов по 223-ФЗ.

Письмо-отказ от участия в тендере можно написать в нескольких случаях. Для каждой ситуации есть свои особенности подачи и написания. Разберемся, как составить такой документ.

Общие сведения

Когда можно отказаться от участия:

Компания-заказчик пригласила принять участие в тендере, однако у компании-исполнителя нет возможности или желания.
Компания-исполнитель подала заявку, но передумала и отозвала ее.

Во втором случае отказаться можно так:

Если заявка подана на электронной торговой площадке, то можно отозвать ее, нажав на соответствующую кнопку. Заблокированные денежные средства разблокируются в течение 1 дня.
Если конкурс был открытый, то отказаться (отозвать заявку) можно до конца приема заявок на бумаге или в электронном виде. В этом случае отправляют соответствующее уведомление.

Для справок! Государственные закупки регулирует ФЗ от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ, а закупки для юридических лиц — ФЗ от 18 июля 2011 года № 223-ФЗ.

Как составить письмо-отказ от участия в тендере

Предложенного законодательством бланка не существует, поэтому организация может составить его в произвольной форме. Нужно использовать фирменный бланк компании.

В письме указывают такую информацию:

В конце письма отправитель указывает свою должность и ставит подпись и дату.

Образец письма-отказа от участия в тендере

Уважаемый Семен Семенович!

Мы изучили конкурсную документацию и приняли решение об отказе от участия, так как на данный момент наши внутренние бизнес-процессы не дают нам возможности выполнить несколько условий предложенного контракта.

Образец уведомления об отзыве заявки

Уведомление об отзыве заявки на конкурс

Сообщаем вам об отзыве нашей заявки на участие в открытом конкурсе на право заключения договора поставки межкомнатных дверей (тендер № 2342 от 23.12.2020 г.) по причине изменения экономической стратегии компании. Тем не менее мы планируем участие в организуемых вами конкурсах в дальнейшем.

Номер заявки: 345 от 28 декабря 2020 года.

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Сообщить поставщику, что он проиграл в конкурсе, или просто промолчать?

«А что делать с надоедливыми поставщиками?» — спрашивает у меня участник тренинга «Переговоры о закупках». После некоторого уточнения, выясняется, что речь идет о поставщике, которого «до кучи» привлекли к участию в конкурсе, чтобы конкурс состоялся, хотя закупщик уже точно знал, кого он выберет. У менеджера не нашлось силенок, чтобы сообщить ему об отказе, поэтому он просто от этого поставщика скрывается — не отвечает на звонки и письма, если «попадается», то говорит, что занят сейчас и сообщит о решении руководства, но руководство сейчас еще рассматривает варианты и т.п. Не буду сейчас говорить о пробелах в процедуре выбора поставщика в этой компании — либо процедура устарела, либо закупщики ленятся и выполняют ее формально, либо конкретный человек сидит на откате (что еще можно сказать, когда конкурсанты добираются «до кучи» и заранее известен победитель?), а остановлюсь на контактах с поставщиками при проведении конкурса.

90% закупщиков объявляют конкурсы и не сообщают об их результатах участникам. Причин несколько: отсутствие элементарного воспитания, незнание законодательства (и на коммерческие компании распространяется ГК) и просто неумение отказывать. Наверное, «бегать» от надоедливого продавца куда приятнее, чем сказать ему «спасибо за участие, выиграла другая фирма»
А зачем отвечать, спросит меня закупщик. Умолчу про плюс в карму и законопослушность — это, увы, не в чести у многих российских менеджеров
Скажу про шкурный интерес:
1. в следующий раз ведь опять придется кого-нибудь «до кучи» привлекать, а этот поставщик откажется, придется тратить время на поиски другого;
2. репутация компании на рынке неуклонно начинает падать ;
3. мир тесен и когда-нибудь этому закупщику придется оказаться на рынке труда — выбор у него уже на несколько потенциальных работодателей окажется меньше;
4. всякое случается и победитель может по разным причинам выбыть из игры, вот тогда проигнорированные участники могут «отыграться», ведь чаша весов сдвинется в их пользу.

vzaimodeistvie s postavchshikami v konkurse

Рассмотрим простую схему конкурса:

Собственно с проигравшими у вас всего 3 контакта (речь не о госзакупках):
1. пригласить к участию в конкурсе
2. сообщить о том, что заявка получена и принята к рассмотрению, указать сроки рассмотрения
3. поблагодарить за участие, сообщить о завершении конкурса и о том, что выиграла другая компания, выразить намерение сотрудничать в будущем.
С победителем контактов будет больше, но мы сейчас о проигравших.

Очень рекомендую руководителям компании обратить внимание на процедуру взаимодействия ваших закупщиков с поставщиками и потенциальными поставщиками на этапе выбора.

Когда используют

До перевода конкурентных закупок по 44-ФЗ в электронный вид отдельный документ с отказом продолжать участвовать в закупке и автоматическом отзыве предложения писали в запросах котировок, конкурсах и других процедурах, которые проводили на бумаге. С 2019 года большинство тендеров перевели в электронный вид и теперь отказываются от закупок путем направления уведомления об отзыве предложения на электронной площадке. Вот пример с РТС-тендера.

В п. 44 с. 112 44-ФЗ указано, какие процедуры до сих пор проводят в конвертах. Получается, и письмо с отказом от участия в них по-прежнему используют. Перечислим их:

обеспечение работы госзаказчика за границей (ст. 75, 111.1);
получение экстренной, неотложной скорой медпомощи (ст. 76);
получение гуманитарной помощи, ликвидации последствий природных, техногенных чрезвычайных ситуаций (ст. 80, 82);
закрытых торгов (ст. 84);
приобретения у единственного поставщика (ст. 93);
заказов по решению правительства РФ (ст. 111).

Остальное заказы заказчик вправе организовывать в конвертах. Чтобы оповестить его об отказе продолжать конкурентную борьбу, придется составить отдельное письмо.

Как составить письмо с отказом

В законодательстве нет унифицированного бланка для отказа от участия в тендере. Составляйте его в свободной форме. Рекомендуем оформить его на фирменном бланке организации, а в тело письмо включить такие данные:

дату и время направления предложения для участия в закупке;
номер, под которым его зарегистрировали;
идентификационные сведения о поставщике (наименование компании, ИНН, ОГРН);
подписант заявки;
почему отказываетесь.

Вот так выглядит образец, как написать отказ от участия в тендере по 44-ФЗ.

Как эффективно начать переговоры с Победителем тендера

Письмо победителю тендера — это деловое послание, в котором вы предлагаете рассмотреть вас в качестве партнера по выполнению заключенного контракта.

Правильно оформленное письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них, но можно составить сообщение и самостоятельно, используя наши рекомендации.

Как составить текст отклика

Победителям тендеров поступает много звонков и предложений, поэтому главное — это лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 10–15 минут. Уместите информацию в одном — двух небольших абзацах. Если есть важные данные или цифры, обязательно укажите их в сообщении.

Вот пошаговая инструкция, как составить текст с предложением о сотрудничестве по правилам:

1. Пишите лаконично и четко без лишней информации, только важные факты, которые интересны клиенту.

2. Отметьте главные достижения компании, перечислив успешные проекты или контракты с известными крупными корпорациями.

3. Чем вы выделяетесь на рынке, по сравнению с конкурентами — сроки выполнения работ, гарантия, сколько лет на рынке, способы оплаты, возможность работы с ндс, лицензии.

4. Расскажите о выгодах, которые принесет совместная деятельность, — например, о готовности быстро приступить к выполнению контракта.

Примеры сообщений для рассылки в Whatsapp:

Добрый день! Видели, что вы выиграли тендер на строительство школы. Мы как раз занимаемся общестроительными работами уже более 7 лет. Можем работать по официальному договору безналом с НДС — есть ООО. Готовы выйти на объект в кратчайшие сроки и гарантировать своевременное выполнение! Могу прислать портфолио со сданными объектами. Скажите, вы готовы рассмотреть возможность отдать часть объема по общестрою нам на субподряд?

Здравствуйте! Насколько нам известно, вы занимаетесь капитальными ремонтами и недавно выиграли крупный тендер. Мы поставляем строительные материалы по центральному федеральному округу. Гарантируем быструю доставку и выгодные цены. Оплата нал/безнал, НДС. Готовы согласовывать поставки в кратчайшие сроки. Скажите, какие позиции вам сейчас интересны и мы сделаем вам коммерческое предложение до конца дня!

письмо

Официальное письмо на фирменном бланке

Можно составить официальное предложение на фирменном бланке. Это серьезнее, чем просто сообщение в мессенджер. Наиболее важным заказчикам мы рекомендуем составлять предложение по следующей схеме:

· В правом верхнем углу — наименование организаций (отправителя и адресата).

· По центру — заголовок.

· Затем обращение к директору компании (можно по инструкции выше).

· Основная часть с предложением.

· Дата, должность составителя и подпись.

Предложение о сотрудничестве

Коммерческое предложение

Коммерческие предложения подразделяются на базовые(холодные) и персональные: теплые и горячие.

Вид коммерческого предложения

Ошибки при составлении текста

Если адресат не открыл, не прочитал или не ответил на КП в этом есть причина, а именно:

Текст не интересен, не выделяется, не продает. Основание — шаблонный подход и схожесть с аналогичными в почтовом ящике получателя — нужно выгодно отделить ваше предложение от конкурентов;

Желание сэкономить время, использовав образцы предложений в Интернете — будьте креативны;

Самохвальство своим предложением — заказчику наплевать на вас, ему важно понять какие выгоды он получит от работы с вами — используйте «язык выгод»;

Неконкурентоспособно по ценам — предлагайте рыночные цены или более выгодные, если хотите быстрого результата;

Предложено не той целевой аудитории — если вы производите кирпичи, не нужно предлагать свои услуги победителям тендеров на поставку кирпичей — это ваши конкуренты. свяжитесь с победителями тендеров на строительство зданий, которые занимаются выполнением работ, и всегда закупают материалы;

Клиенты интересуются, не доходят до продажи — при всей действенности КП, само оно продавать не может — важно закрывать клиента на сделку! Зовите заказчиков на встречи, добивайтесь конкретики в переговорах!

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

Источник https://englishlib.org/%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D0%BE%D0%B1-%D0%BE%D0%B1%D1%8A%D1%8F%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B8-%D1%82%D0%B5%D0%BD%D0%B4%D0%B5%D1%80%D0%B0.html

Источник https://obrazovanie-gid.ru/soobscheniya/vezhlivoe-soobschenie-o-proigryshe-v-tendere.html

Источник https://bazazakazov.ru/statyi/kak-sdelat-shablon-dlya-rassylki-predlozheniy.html