Тендер на застройку выставочного стенда
Компаний, которые предлагают услуги по строительству выставочных стендов много. Крупные организации, фирмы появившиеся не рынке недавно, дизайнерские бюро – все пытаются занять свою нишу на рынке выставочной индустрии. Чтобы отсеять лишние предложения, выбрав достойную фирму, можно провести тендер на застройку выставочного стенда. Как выбрать ту компанию, которая позволит успешно провести выставку и добиться заявленных целей? Где найти золотую середину в соотношении цена-качество?
Алгоритм конкурсного отбора
При проведении тендера на застройку выставочного стенда большое значение играет конкурсная документация. После объявления технического задания конкурсанты представляют свои предложения. Правильно подготовленная конкурсная заявка – залог успеха.
При отборе ориентируйтесь на следующие критерии:
- наличие успешно реализованных проектов на выставках высокого уровня;
- благодарственные письма и рекомендации от заказчиков;
- собственная производственная база с широким набором оборудования;
- работа на рынке выставочных услуг не менее 5 лет;
- отсутствие перерывов в работе.
Получив необходимую информацию, вы сможете отобрать несколько фирм для организации личных встреч. По итогам беседы и обсуждения технического задания вероятность выбрать оптимальный вариант повышается в несколько раз.
Преимущества участия Zest в тендере на стенд
Тендерный подход дисциплинирует застройщика, позволяет добиться высокого качества работы и лучшего результата. На средства, отпущенные для реализации проекта, вы получаете современный, оригинальный, стильный дизайн и качественное исполнение. Холдинг Zest Promotion Group регулярно становится победителем конкурсных мероприятий проводимых коммерческими фирмами и государственными структурами. Принцип нашего успеха достаточно прост — мы несем полную ответственность за реализацию строительства стендов, работаем в сжатые сроки, имеем большой опыт в решении нестандартных задач.
Участие в тендере на застройку стенда: шанс или ловушка?
Динозавры выставочных мероприятий не обходят стороной такой важный момент, как участие в тендерах на застройку стенда. Они не готовы тратить время на поиски случайных исполнителей, их принципы – это три слона:
- Высокое качество
- Точные сроки
- Безошибочность
Те компании, которые на рынке своего сегмента товаров не один год, предпочитают длительное продуктивное сотрудничество мимолетному, но в каких-то моментах выгодному взаимодействию. Чтобы найти надежного партнера-исполнителя, они принимают участие в тендерах.
Что нужно знать для участия в тендере?
Важно, на самом деле, всего 5 вещей.
- Опыт. При выборе исполнителя обязательно нужно смотреть на то, сколько лет компания находится на рынке услуг, и какая у нее репутация. Если с каждым годом она наращивает обороты, расширяется, а также пополняет списки заказчиков-локомотивов, то ей стоит доверять. Если компания хочет получить лучший результат, стоит присмотреться к тем исполнителям, которые ярко проявили себя на рынке услуг. Зачастую фирмы-заказчики принимают участие только в коммерческих тендерах, что позволяет избавиться от фирм – однодневок и новичков, которые еще не готовы платить за участие в тендере.
- Сроки. Очень важно, чтобы исполнитель четко соблюдал сроки. Для серьезных компаний, которые дорожат каждой секундой, любые проволочки могут стать губительными.
- Процесс от и до. Исполнитель заказа должен полностью обеспечить весь процесс производства: от разработки концепции дизайн — проекта до организации монтажных работ. При этом он должен обладать новейшими технологиями и большим штатом сотрудников. Преимущество имеет фирма, которая работает напрямую с поставщиками ресурсов, что позволит значительно сэкономить средства.
- Цена. Заказчик должен видеть и знать, на что будут потрачены его деньги. Именно поэтому исполнитель обязан предоставить прозрачную смету всех предоставляемых услуг.
- Образцы. Знакомство с образцами работ исполнителя поможет понять, способна ли фирма реализовать самые смелые фантазии и креативные идеи. Если все работы посредственные, то и на победу в тендере исполнителю рассчитывать не стоит.
Многие компании, принимающие участие в выставках, выбирают исполнителя с помощью тендера. Для участия в тендере фирма должна как минимум разработать техническое задание, подготовить техническую документацию и проект, а потом подать заявку.
Выбор исполнителя – дело ответственное. Чтобы он не стал плачевным, лучше ознакомиться с претендентами на место внимательно. Если компания готова заплатить за качественный эксклюзивный продукт, исполнитель должен:
- Иметь несколько серьезных заказчиков в портфолио
- Уметь изготавливать уникальные, не штампованные стенды
- Полностью курировать проект
- Соответствовать заявленным срокам
- Предложить приемлемые цены
Участие в тендере позволит заказчику сэкономить время и силы на поиски исполнителя, который сможет изготовить качественный выставочный стенд на заказ. Однако выбирая претендента, обратить внимание стоит на его заслуги, а не на обещания, описанные в конкурсной документации.
Как выбрать подрядчика на проектирование и строительство выставочного стенда
Разработкой дизайна и строительством выставочных стендов занимаются профессиональные сервисные компании. Информацию о них несложно найти в интернете.
Критериями выбора строительной компании могут служить:
— время существования компании на рынке;
— портфолио выполненных проектов;
— наличие собственной материально-технической базы и квалифицированного персонала;
— наличие лицензий на строительство и проектирование;
— наличие сертификатов на материалы и оборудование (электротехника, противопожарная безопасность, санитарно-гигиеническая безопасность и т.д.);
— предоставляемые гарантии, техническое сопровождение, качество сервиса;
— опыт сотрудничества с выставочными комплексами;
— список и отзывы клиентов;
— перечень полученных дипломов и наград;
— расценки на услуги.
Для проверки достоверности информации вы можете посетить офис компании, производственную базу и монтаж стенда на выставке (ведущие строительные компании выполняют заказы постоянно). Обратите внимание на все этапы производства выставочного стенда, от технического оснащения производственной базы до профессионализма и опрятности монтажников на выставочной площадке.
Крупные компании имеют многолетний опыт работы и проверенную репутацию. Как правило, в их распоряжении имеются дизайнерские, инженерные, технические отделы, производственная база, складские помещения, профессиональное оборудование. Они могут качественно и ответственно выполнить проектирование и строительство стендов любой степени сложности.
Пользуйтесь профессиональными услугами. Заказывая проектирование и строительство выставочного стенда, обращайтесь в профессиональные компании. Сотрудничество с надёжной компанией позволит вам:
— получить высокое качество сервиса;
— обеспечить соблюдение установленных сроков;
— и, что важно, сохранить душевное спокойствие.
Внимательно отнеситесь к заключению договора на дизайн, производство и строительство стенда. Включите в него согласованную смету как неотъемлемое приложение. Контролируйте соблюдение рамок бюджета и установленных сроков сдачи проекта.
Составьте детальное техническое задание. Опишите задачи участия в выставке, профиль деятельности вашей компании, целевую аудиторию, товарные группы, которые будут представлены на стенде. Подготовьте фотографии или графические изображения стендов, которые соответствуют вашей выставочной концепции.
Будьте готовы предоставить:
— информацию о выставке (сроки и место проведения, план экспозиции с указанием расположения стенда, размеры и конфигурацию арендованной площади);
— информацию об экспонатах (размеры, вес, внешний вид упаковки, технические характеристики, требования по технике безопасности и пожарной охране);
— образцы полиграфической продукции;
— необходимые графические изображения в электронном виде (логотипы, макеты постеров), элементы корпоративного имиджа и стиля.
Важно, чтобы предоставляемая информация была максимально полной и включала все детали и нюансы. Оперативно отвечайте на возникающие в ходе работы вопросы.
Чтобы составить техническое задание для строительной компании, нужно, прежде всего, самим ответить на ряд важных вопросов:
— Какие задачи должен решать стенд?
— Каких посетителей вы хотите видеть на стенде?
— Чем вы можете заинтересовать и привлечь целевую аудиторию?
Подумайте, что должно обязательно присутствовать на вашем стенде (переговорная зона, подсобное помещение, информационные стойки, рекламные носители, проспектодержатели),
что будет написано на вашем стенде (название компании, описание вашего профиля деятельности и продуктов), где будут располагаться экспонаты, какие мероприятия будут проходить на стенде (презентации, мастер-классы, демонстрации), как будет организовано работа с посетителями.
Вам будет проще найти правильные решения, если вы воспользуетесь рекомендациями, представленными в статьях:
— «Как заставить выставочный стенд “заговорить”. Текстовое оформление стенда»
— «Как организовать пространство выставочного стенда»
— «Как привлечь внимание посетителей к выставочному стенду»
— «Как выгодно представить продукт на выставочном стенде»
Утвердите окончательный вариант проекта стенда. Убедитесь, что готовый проект полностью соответствует вашим требованиям. Изменения, вносимые в последний момент, увеличат стоимость услуг.
Если стандартный выставочный стенд для вас скучен, а эксклюзивный требует слишком больших вложений, возможен компромисс: так называемый «улучшенный стандарт» – стенд на основе стандартных конструкций с дополнительными элементами.
Согласуйте проект стенда с организаторами. Обратите внимание, что проект стенда должен соответствовать государственным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного комплекса. Организаторы вправе ознакомиться с проектом вашего стенда.
По возможности ознакомьтесь с проектами соседних стендов, особенно смежных с вашим. Почему это важно. Предположим, высота вашего стенда четыре метра, а у соседей сзади — шесть метров. Их строители могут не позаботиться о том, чтобы задняя сторона стенда выглядела прилично. В таком случае над лицевой стороной вашего стенда будет «нависать» неприглядная тыльная часть стеновой панели соседей.
Согласовать вопросы, касающиеся проектов стендов, можно напрямую с соседями или через организаторов выставки.
КАК ОРГАНИЗОВАТЬ ТЕНДЕР НА ДИЗАЙН И СТРОИТЕЛЬСТВО ВЫСТАВОЧНОГО СТЕНДА
Для выбора компании, которая будет осуществлять проектирование и строительство вашего стенда можно организовать тендер.
Технология проведения тендера. Составьте детальное техническое задание и список документации, необходимой для подачи заявки на участие в тендере. Решите вопрос платности участия в тендере (следует учесть, что некоторые компании по принципиальным соображениям не участвуют в бесплатных тендерах).
Тендер может включать две части: на дизайн-проект (с определённым вознаграждением победителю, но без какой-либо гарантии передачи ему заказа на строительство) и на строительство стенда по готовому проекту. Имейте в виду, что на организацию и проведение тендера может потребоваться несколько недель.
Тщательно проверьте и отберите потенциальных участников тендера. Окончательный список должен включать не более пяти компаний. В противном случае нецелесообразно усложняются координационные процессы.
Предоставьте компаниям полное техническое задание и сообщите:
— чёткие условия и регламент подачи работ;
— срок окончания приёма проектов;
— срок принятия решения;
В назначенный срок выберите победителя и сообщите о своём решении всем участникам тендера.
Гарантируйте участникам тендера, что проекты, от которых вы отказались, ни при каких условиях (полностью или частично) не будут использоваться без их официального согласия.
Чтобы успеть сделать всё необходимое – выбрать застройщика, утвердить и согласовать дизайн-проект, пройти процедуры согласования – специалисты рекомендуют начинать работать над стендом не позднее, чем за шесть месяцев до начала выставки.
Источник http://zestpromotion.ru/o-kompanii/uchastie-v-tenderah-po-zastrojke-stendov/
Источник https://mvk-orion-expo.ru/stati/241-uchastie-v-tendere-na-zastroyku-stenda-shans-ili-lovushka.html
Источник https://www.metal-expo.ru/ru/participation/additional/stand
